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Interview mit Sandra Hoffmann – Erfolgreich mit Automatisierung

Ein erster Ansatz, um in deinem Business etwas zu vereinfachen, ist die Automatisierung. Eine absolute Fachfrau auf diesem Gebiet ist Sandra Hoffmann. Sie lebt und denkt in Prozessen und lässt sogar automatisch das Schulessen ihrer Kinder abbestellen, wenn die mal krank sind. Im Interview habe ich ihr ein paar Fragen zu ihrer Arbeit gestellt, die bestimmt auch für dich spannend sind, wenn du es dir im Business-Alltag leichter machen willst.

Wie bist du zum Thema Automatisierung gekommen und was fasziniert dich daran?

Vielleicht muss ich da erstmal ausholen und sagen, wie ich überhaupt zum Thema Technik gekommen bin, weil ich davor Versicherungsmaklerin war. Das Technik-Thema kam zu mir, in dem mir jemand anderes sagte „Hey Sandra, die ganze Zeit beantwortest du unsere Technikfragen und nie redest du über dein Angebot. Du bist jetzt ab sofort unsere Technik-Mentorin“. An dem Tag hab ich direkt eine Facebookseite erstellt und ein Video dazu veröffentlicht.
Und zur Automatisierung kann ich gar nicht mehr so ganz genau sagen, wie ich dazu kam. Ich weiß aber noch, dass ich schon mit Zapier (Anmerkung: Ein Tool, mit dem man verschiedene andere Tools miteinander verbinden kann) gearbeitet habe und auf einem Online Event war. Auf dem hat Tanja Lenke von she-preneur erzählt, dass sie ihre Zoom-Aufzeichnungen jetzt automatisch zu Vimeo hochlädt. Ich dachte mir nur „Oh Gott, wie geil ist das denn? Was für eine Arbeitserleichterung!“ und ab da hab ich damit angefangen, auch kleine Automatisierungen zu nutzen. Von anderen kamen dann immer mehr Anfragen „Geht auch dies, geht auch das?“ und so habe ich immer mehr Möglichkeiten entdeckt. Und ich glaube, das ganze Thema Automatisieren entspricht auch meiner Natur, weil ich immer gern gucke, wie ich es mir leichter machen kann.
So kam eins zum anderen und meine Liebe für Tools zeigte sich auch. Insbesondere Zapier begeistert mich, weil es sich nicht so schnell erschöpft wie andere Tools – es gibt unendlich viele Möglichkeiten, was sich damit tun lässt und auch immer wieder neue Herausforderungen.

Woher hast du das Wissen und die Erfahrung? Hast du da viel in dich investiert?

Ich sehe und verstehe. Ich sehe Tools und verstehe sie. Ich habe mir Active Campaign damals in 1, 2 Stunden selber beigebracht. Mir war gar nicht klar, dass es einen Markt für Active Campaign Schulungen gibt, weil ich dachte „Das ist ja mega einfach das Tool“. Und das ist glaube ich eine Gabe die ich habe, insbesondere was eben Tools anbelangt. Ich mache so viele Automatisierungen mit Tools, die ich selber nicht verwende, weil ich weiß, dass ich die Verbindung eh herstellen kann. Und selbst wenn ich in das Tool dann mal genauer reinschauen muss, sehe ich relativ schnell, wie es aufgebaut ist und was ich da genau machen muss. Das kann man vermutlich auch nicht lernen, da habe ich tatsächlich auch nichts investiert in dem Bereich, also dass ich da irgendwelche Kurse belegt hätte. Ich habe eher investiert in einen Coach, in Persönlichkeitsentwicklung und Strategie.

Jetzt komme ich aber manchmal an meine Grenzen und würde gern Programmieren lernen, das würde in manchen Situationen sicher helfen. Da gucke ich gerade, wo es da was gibt und von wem ich was lernen kann. Aber in Bezug auf Zapier war es vor allem Learning by Doing, ich habe ganz viel ausprobiert, ganz viel gelesen, gegoogelt, in Foren geschaut etc.

Was ist deine absolute Lieblingsautomation?

Das ist eine mega schwierige Frage, weil es auch so schwankt… mein aktueller Riesenfavorit ist die Geschichte mit den Kurs-E-Mails… also sprich: Ich hab ein Gruppenprogramm, wir treffen uns jetzt z. B. 3x pro Monat und ich muss immer eine E-Mail rausschicken, in der ich sage „Heute Call um 14 Uhr etc.“. und das hat mich immer so genervt. Es ist nichts Schwieriges, die Kampagnen E-Mails kann ich einfach duplizieren, aber mich kostet es so viel Energie, diese komischen Routineaufgaben zu machen. Vielleicht langweilt es mich auch einfach zu sehr, ich weiß es nicht. Und das habe ich jetzt automatisiert. Ich habe es geschafft, dass in Abhängigkeit von einem Google Kalender diese Kurs E-Mails immer zur richtigen Zeit rausgehen, auch wenn ich Termine nochmal verschiebe… und ich grinse immer noch, wenn ich daran denke, das bringt mir gerade einfach extrem viel Freude. Das lag mir lange irgendwie im Magen und lange hab ich gar nicht darüber nachgedacht, dass zu automatisieren, bis ich dann auf die Idee kam „Klar kann ich das automatisieren“. Ja, das feiere ich aktuell sehr!

Ab wann sollte man ans automatisieren denken? Ab sofort, oder?

Am Anfang könnte man ja denken „ich hab ja nur so 1, 2 Sachen, das lohnt sich ja noch gar nicht“. Da kostet dann die Einrichtung der Automatisierung vielleicht noch mehr Zeit als die Aufgabe selbst. Aber in meinen Augen spricht nur eins gegen Automatisierung: Wenn du keinen Bock auf Wachstum hast. Wenn du sagst „Ok, es ist alles gut so wie es ist, es kann alles so bleiben“, dann musst du ja auch nicht investieren. Dann kommst du mit deinem Arbeitspensum klar, das passt für dich, du arbeitest 10, 20, 30 Stunden die Woche, kriegst die Aufgaben erledigt und es ist gut so – dann ist alles super!

Wenn du aber sagst „Ich möchte schon gerne nochmal mit mehr Kunden arbeiten, ich möchte mehr Umsatz machen, ich möchte in Bereich x wachsen, wo ich dann vielleicht auch mehr Kreativität und Zeit für anderes brauche“, dann finde ich ergibt es Sinn, relativ früh damit anzufangen. Und eben gerne, wenn du noch Zeit hast, denn dann hast du eben auch die Zeit, die Sachen einzurichten. Selbst wenn es sich in dem Moment vielleicht komisch anfühlt, weil du denkst „eigentlich brauche ich das ja noch nicht“. Aber irgendwann kippt es halt, da wird die Zeit relativ knapp. Und dann kannst du natürlich auch auslagern, aber ich finde es macht schon Sinn vor allem Aufgaben mit Anspruch auszulagern und nicht sowas wie „Lade mal bitte die Zoom Aufzeichnung hoch“. Also sowas muss ja eigentlich niemand machen, wenn man es auch automatisieren kann.

Also der beste Zeitpunkt ist daher: Bevor es „kippt“. Ich sehe auch viele Große im Online-Business, die große Teams und große Umsätze haben, die haben fast nichts automatisiert, die sind voll am Rödeln. Und da denke ich mir „Leute, das könnte euch doch total helfen“ – aber die nehmen sich dann nicht mehr die Zeit dafür.

Was lässt sich alles rund um die Website automatisieren?

Wenn ich einen neuen Blogartikel veröffentlich habe, dann erscheint der am Folgetag auf Facebook und auch auf Instagram, also solche Sachen habe ich automatisiert (über Zapier). Eine zeitlang habe ich viele Facebook live Videos gemacht, die habe ich dann auf Youtube hochgeladen und sobald sie auf Youtube veröffentlicht wurden, habe ich einen Blogartikel-Entwurf daraus erstellen lassen.  Da war das Youtube Video schonmal eingebettet und der Titel automatisch vergeben. Da konnte ich mir dann immer überlegen „ist es das Video wert, da noch einen Text dazu zu schreiben“. Und so hatte ich immer in den Entwürfen schonmal ein paar Ideen für neue Blogartikel.

Und noch eine letzte persönliche Frage: Wie gehst du mit Zweifeln um, vergleichst du dich mit anderen?

Es hat mich tatsächlich noch nie groß interessiert, was andere über mich denken. Dementsprechend gucke ich jetzt auch nicht so viel rechts und links. Es kommt ja auch immer drauf an, wie du dich vergleichst. Also erstmal kannst du dich nach oben und unten vergleichen… und was ich jetzt zum Beispiel auch meinen Teilnehmern gesagt habe, wenn sie verzweifelt waren, weil sie jetzt nicht so gut mit Zapier klarkamen und ich das ja so toll kann habe ich gesagt „Naja, ihr müsst euch mit euch selber vergleichen“. Und das versuche ich halt auch. Wenn ich mich mit mir vor 3 Jahren vergleiche – da war ich mega unglücklich – dann denke ich mir „Wow, mega“. Also deswegen glaube ich, bin ich da relativ gesegnet.
Und was Zweifel angeht … nicht, dass ich keine habe, das wäre gelogen. Aber ich merke aktuell, wie gut das ganze Thema ankommt und wie ich quasi so auf dem Aufwärtstrend bin und dementsprechend habe ich natürlich auch sehr viel positives Feedback, was mir dabei hilft, nicht so oft zu zweifeln.


Herzlichen Dank an Sandra für das Interview!

Wenn du mehr über Sandra erfahren möchtest, schau unbedingt auf ihrer Website vorbei. In ihren Angeboten* findest du auch bereits viele Workshops, die dir direkt dabei helfen, mit dem Automatisieren loszulegen.

Hey, ich bin Stefanie

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